印刷どーなる？

このブログでは自社について語る場合「愚痴モード」になることが多いんですが、今日は「良いところ」について書こうと思います。
うちの会社ではサイボウズというグループウェアを入れいます。個人的にはサイボウズの垢抜けないユーザインターフェイスが嫌いで、できれば使いたくない感じですが、もうそうは言っていられないくらい会社の業務に深く組み込まれています。
とは言っても高機能なサイボウズのうち、使っているのはスケジュール機能と、社内メール、あとは報告書（たしかこれはオプション機能だったと思う）機能くらいです。掲示板は閑古鳥が鳴いてます。ファイル共有も、うちの部署は比較的上手に使ってますが、分類のルールとか決めずにスタートしたので、他の部署は何がどこにあるのかわからない状態です。プロジェクト管理の機能も便利ですが、使っているのは2つくらいの部署です。
導入して2年くらいは、あまり活用されていませんでしたが、営業が顧客に接触したときのことをサイボウズの報告書（当時はコンタクトという名前でした）に書くように義務づけたあたりから使われるようになりました。
いちばんよく使われるのはスケジュールじゃないかと思います。
うちの会社は企業規模が100人未満ということもあるとは思いますが、部門間の壁が薄く、何かあるとすぐに相談するという風土があります。そういう打合せに、いつもかり出される人はサイボウズでスケジュール管理しているので「○○○についての打合せ、○○日に入れときました」てな具合で、勝手にどんどん予定を入れられてしまいます。どうしても予定を入れられたくない日は「予定入力不可」という「予定」を入れてブロックしておかないといけないくらいです。
打合せの日時をモタモタ決めていると、それだけで時間が過ぎてしまうので、サッサとサイボウズで決めてしまえばスピーディーに事は進みます。

また営業さんが顧客にもらった宿題や、困ったことなどは「報告書」にあがりますので、それを読んだ人からサイボウズ上でコメントが入りヒントをもらったり、コメントで議論を重ねるうちに解決してしまうこともあります。こうしたやりとりを他の当事者以外も見ているので、そういう意味ではナレッジデータベースの役割も果たしています。「そういえばサイボウズに、そんなこと書いてありましたね」とか「サイボウズに書いてあったことですけど」とかいう台詞はよく聞きます。

本来は現場も営業の動きが見えるので、営業の苦労や努力を理解する効果も発揮できそうな感じですが、ちょっと現場のサイボウズの活用度が低いこともあって、この点はまだまだというところです。
営業は頑張ったけれど受注できなかったという報告をすれば、奮闘を励ますコメントが入り、めでたく受注できたということになれば祝福のコメントが入ります。特に東京営業所の動きも、サイボウズのリモートサービスを使って東京から書き込めるようになっているので、リアルに様子がわかるし、東京から問題提起するとヒントやアドバイスのコメントが入ったりします。
また品質管理システム（QMS）における、不適合があった場合の報告も、この報告書機能で全社員に通知することになっているので、いろんなミスやトラブルなども全社員で共有することができます。
そんなこんなで、何か会議をやると報告書とそのコメントをプリントアウトしたものが資料として、そのまま使われることもあります。

社内メールは、社内の連絡手段としては、これがスタンダードになりつつあります。
送信先を部署単位でも選べるし、コメントも共有されることから、普通のメールより便利で話が早いという感じになってます。普通のメールだと、やりとりも含めて見直そうとすると結構面倒ですが、グループウェアはブラウザベースなので、一画面で全部俯瞰できます。
私も誰かに指示しておかないといけないんだけれど、忘れそうなものはすぐにサイボウズで送るようにしています。相手が読んだかどうかがわかるのもグループウェアのいいところです。
会議を開くまでもないけれど、関係者に連絡しておきたい、関係者の意見をまとめておきたいときなどは特に有効です。

全社的な企画提案力をアップする上で、全社的な情報共有というのは前提だと私は思うのですが、こうして誰かが経験したこと報告したこと議論したことが共有されること、問題提起すれば誰かが反応しヒントをくれたり解決策を示してくれることなどが積み重なることで、当社の企画提案力も徐々にではありますが底上げされてきたように思います。また対応すべきことへのスピードも上がっているように思います。実際、企画提案の件数も速度も、ここ1年くらいでかなりアップしているように感じます。
具体的な売上げや収益に、どれくらい反映しているのかと問われると困りますが、それでも徐々に成果が上がっていると感じています。

最近ではファイル共有のための仕組みを、オープンソースのツールを使って作ったり、Wikiによる情報の整理と共有も始まりつつあります。「風通しのよい社風」は大いに活かしながら、売上げも収益も大幅にアップさせてゆきたいなぁと思います。